Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом:
Административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки; аренда квартир для сотрудников, организация и управление делопроизводством и архивным хранением; организация деловых командировок (визы, проезд, проживание); организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов; управление корреспонденцией; управление курьерской службой; управление автопарком; проведение инвентаризации; поиск помещений для переезда). Составление бюджета, управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды и оптимизации расходов. Организация аттестации рабочих мест, сертификация предприятия.
|
|
Организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующем санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами); проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения); обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов; проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации; организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорией, вывоза мусора, оформление к праздникам фасада и офисов.
|
Материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест; обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями).
|
|
Организация социально-бытового обслуживания сотрудников (организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).
|
Взаимодействие с надзорными организациями (по вопросам охраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС). Оказание доврачебной помощи.
|
Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и т.д. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того болеет он или находится в отпуске он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный - корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное - активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой – жди подвоха.
Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.
В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т.д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.
На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.
Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный - могут зарплату поднять, а могут и уволить.
Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т.д.
Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.
Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т.д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.
Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.
Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.
